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●报税期刚过,人们已将报税表格和必要附件寄出,但由于国税局对每份报税数据都保有若干年的追踪稽核权,纳税人即使完成报税,仍应将W2等报税文件至少保存4年,被查税时才能有凭有据、避免不必要的争议。
对许多人来说,报税是一件麻烦事,好不容易等到报税期过了、所有数据寄送出去,便大大松一口气,对于先前煞费苦心准备的资料漫不经心,但H&R Bolck公司税务分析师沛里曼说,法庭经常受理国税局否决扣减税的争议案件,而国税局之所以否决,多半是因为税纳当事人没有报税纪录,因此,妥善保管纳税数据非常重要,千万不要在报完税之后就把所有数据任意搁置,甚至丢掉。
今日美国报理财专栏作家布拉克(Sandra Block)说,依法,国税局对纳税人每笔报税资料的追溯时效是报税截止日后3年,西维吉尼亚大学税务主管霍夫曼因此建议纳税人将W2、1099等报税资料至少保存4年。
在某些特殊情况下,国税局稽核报税数据的时效更长,纳税人需要保存相关文件的时间应随之拉长。例如,如果纳税人将总所得(gross income)金额短报至少25%,稽核时效便延长为6年,万一国税局认定某位纳税人欺瞒,更可随时稽核,对于根本没报税的纳税人,也可无限期稽核。
此外,如果报税时针对无价值的证券申报亏损,纳税资料应保存7年;对于可折旧摊提的对象如营运所需设备等等,在该对象完全折旧前都该尽可能保有相关的报税数据,各类对象折旧期长短不一,文件保存年限随之增减,有时需长达7年;针对房地产,在保有该房地产期间内都应妥善保有相关文件。
沛里曼甚至建议,如果可能,应永久保存报税数据,因为,这些数据是经年累月的财务缩影,可从中追踪医疗纪录、与小孩相关的资料、所花费的学费、房地产税等等,未来可能都派得上用场。
报税数据载有与纳税人相关的所有重要数据,不慎掉入不肖分子手中将非常危险,务必要妥当保管。国税局查税时愿意接受纳税人提供的电子档案,因此报税软件供货商Turbo Tax副总梅根建议将W2、1099、银行账户明细等等报税相关文件一一扫描、存盘,他本人便将这类文件扫描后集中存入一个PDF文件,设定密码加以保护,此外还定期将已加密的档案存入光盘片,制成备份,另外放在安全的地方。
有些人在银行网站设有在线账户,可随时追踪查看过去的账户明细,尽管如此,专家提醒纳税人不要过度倚赖银行等金融机构的这项服务,因为,每家金融机构免费历史纪录所回溯的期限长短不一,有些只限过去一年或一年半,如果想调阅更早以前的数据得另外付费。
报税季刚过,除了要妥善保存已经用过的报税资料,也不妨为下年度报税预作准备。对于自己开公司的自营业者来说,预作准备格外重要,可另外开立一张信用卡专门用以支付营运相关费用,明年报税时可以较轻易的把公、私帐目分开;与营运用途相关的收据必须一一保存,因为,万一国税局稽核,必须提供消费明细,光靠刷卡纪录不够。
就算不开公司,也应为个人预备来年报税资料,最重要的是保有慈善捐助相关单据;许多慈善机构接受捐助后并不会主动寄送收据或者相关的通知信函,因此,每个人捐款或者捐献衣物时都应该尽可能要求受捐助单位提供证明文件,如果以信用卡捐款,应妥善保管刷卡纪录。