Excel 2007教程：數據篩選與數據排序

Excel 2007數據篩選與排序是上一次Excel導入、鏈接資料庫的後續篇（Excel導入數據與鏈接資料庫）。Excel獲取數據后，如果沒有零亂數據需要歸整，則可以開始數據分析處理工作。


　　篩選和排序是我們最常接觸的兩種數據處理工作。什麼是篩選？如何進行篩選？如何進行複雜篩選？什麼是排序？如何進行排序？排序是按照哪些規則進行？篩選和排序如何進一步控制？這些問題都將在本專題中得到解答。

　　Excel2007使用自動篩選來篩選數據，可以快速而又方便地查找和使用單元格區域或表列中數據的子集。

　　了解有關篩選的詳細信息

　　篩選過的數據僅顯示那些滿足指定條件 (條件：所指定的限制查詢或篩選的結果集中包含哪些記錄的條件。)的行，並隱藏那些不希望顯示的行。篩選數據之後，對於篩選過的數據的子集，不需要重新排列或移動就可以複製、查找、編輯、設置格式、製作圖表和列印。

　　您還可以按多個列進行篩選。篩選器是累加的，這意味著每個追加的篩選器都基於當前篩選器，從而進一步減少了數據的子集。

　　使用自動篩選可以創建三種篩選類型：按列表值、按格式或按條件。對於每個單元格區域或列表來說，這三種篩選類型是互斥的。例如，不能既按單元格顏色又按數字列表進行篩選，只能在兩者中任選其一;不能既按圖標又按自定義篩選進行篩選，只能在兩者中任選其一。

　　要點 為了獲得最佳效果，請不要在同一列中使用混合的存儲格式(如：文本和數字，或數字和日期)，因為每一列只有一種類型的篩選命令可用。如果使用了混合的存儲格式，則顯示的命令將是出現次數最多的存儲格式。例如，如果該列包含作為數字存儲的三個值和作為文本存儲的四個值，則顯示的篩選命令是「文本篩選」。

　　篩選文本

　　1、執行下列操作之一：

　　單元格區域

　　1)選擇包含字母數據的單元格區域。

　　2)在「開始」選項卡上的「編輯」組中，單擊「排序和篩選」，然後單擊「篩選」。



　　表

　　確保活動單元格位於包含字母數字數據的表列中。

　　2、單擊列標題中的箭頭



。

　　3、執行下列操作之一：

　　從文本值列表中選擇

　　在文本值列表中，選擇或清除一個或多個要作為篩選依據的文本值。

　　文本值列表最多可以達到 10,000。如果列表很大，請清除頂部的「(全選)」，然後選擇要作為篩選依據的特定文本值。

　　提示 若要使自動篩選菜單更寬或更長，請單擊並拖動位於底部的握柄。

　　創建條件

　　1)指向「文本篩選」，然後單擊一個比較運算符 (比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、= 大於等於、 不等於。)命令，或單擊「自定義篩選」。

　　例如，若要按以特定字元開頭的文本進行篩選，請選擇「始於」，或者，若要按在文本中任意位置有特定字元的文本進行篩選，請選擇「包含」。

　　2)在「自定義自動篩選方式」對話框中，在右側框中，輸入文本或從列表中選擇文本值。

　　例如，若要篩選以字母「J」開頭的文本，請輸入「J」，或者，若要篩選在文本中任意位置有「bell」的文本，請輸入「bell」。

　　如果需要查找某些字元相同但其他字元不同的文本，請使用通配符。

　　以下通配符可以用作文本篩選的比較條件。

　　請使用若要查找

　　?(問號)任何單個字元

　　例如，「sm?th」可找到「smith」和「smyth」

　　*(星號)任何數量的字元

　　例如，「*east」可找到「Northeast」和「Southeast」

　　~(波形符)後跟 ?、* 或 ~問號、星號或波形符

　　例如，「fy06~?」可找到「fy06?」

　　3)(可選)按多個條件篩選。

　　A 執行下列操作之一：

　　·若要對錶列或選擇內容進行篩選，以便兩個條件都必須為 True，請選擇「與」。

　　·若要篩選表列或選擇內容，以便兩個條件中的任意一個或者兩個都可以為 True，請選擇「或」。

　　B 在第二個條目中，選擇比較運算符，然後在右框中，輸入文本或從列表中選擇文本值。

　篩選數字

　　1、執行下列操作之一：

　　單元格區域

　　1)選擇包含數值數據的單元格區域。

　　2)在「開始」選項卡上的「編輯」組中，單擊「排序和篩選」，然後單擊「篩選」。



　　表

　　確保活動單元格位於包含數值數據的表列中。

　　2、單擊列標題中的箭頭



。

　　3、執行下列操作之一：

　　從數字列表中選擇

　　在數字列表中，選擇或清除一個或多個要作為篩選依據的數字。

　　數字列表最大可以達到 10,000。如果列表很大，請清除頂部的「(全選)」，然後選擇要作為篩選依據的特定數字。

　　提示 若要使自動篩選菜單更寬或更長，請單擊並拖動位於底部的握柄。

　　創建條件

　　1)指向「數字篩選」，然後單擊一個比較運算符 (比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、= 大於等於、 不等於。)命令，或單擊「自定義篩選」。

　　例如，若要按上限數字和下限數字進行篩選，請選擇「介於」。

　　2)在「自定義自動篩選方式」對話框中，在右側的一個或多個框中，輸入數字或從列表中選擇數字。

　　例如，若要按下限數字 25 和上限數字 50 進行篩選，請輸入「25」和「50」。

　　3)(可選)按多個條件篩選。

　　A 執行下列操作之一：

　　·若要對錶列或選擇內容進行篩選，以便兩個條件都必須為 True，請選擇「與」。

　　·若要篩選表列或選擇內容，以便兩個條件中的任意一個或者兩個都可以為 True，請選擇「或」。

　　B 在第二個條目中，請選擇比較運算符，然後在右側框中，輸入數字或從列表中選擇數字。

篩選日期或時間

　　1、執行下列操作之一：

　　單元格區域

　　1)選擇包含數值數據的單元格區域。

　　2)在「開始」選項卡上的「編輯」組中，單擊「排序和篩選」，然後單擊「篩選」。



　　表

　　確保活動單元格位於包含日期或時間的表列中。

　　2、單擊列標題中的箭頭



。

　　3、執行下列操作之一：

　　從日期或時間列表中選擇

　　在日期或時間列表中，選擇或清除一個或多個要作為篩選依據的日期或時間。

　　默認情況下，單元格區域或表列中的所有日期均按年、月和日的層次結構進行分組。如果選擇或清除層次結構中的更高級別，將會選擇或清除在該級別下面的所有嵌套日期。例如，如果選擇 2006，則會在 2006 下面列出月份，並在每個月份下面列出日期。

　　值列表最多可以達到 10,000。如果值列表很大，請清除頂部的「(全選)」，然後選擇要作為篩選依據的值。

　　提示 若要使自動篩選菜單更寬或更長，請單擊並拖動位於底部的握柄。

　　創建條件

　　1)指向「日期篩選」，然後執行下列操作之一：

　　公用篩選器

　　註釋 公用篩選器是一個基於比較運算符 (比較運算符：在比較條件中用於比較兩個值的符號。此類運算符包括：= 等於、> 大於、= 大於等於、 不等於。)的篩選器。

　　A 請單擊一個比較運算符命令(「等於」、「之前」、「之後」或「介於」)，或單擊「自定義篩選」。

　　B 在「自定義自動篩選方式」對話框中，在右側框中，輸入日期或時間，或從列表中選擇日期或時間，或者單擊「日曆」按鈕以查找和輸入日期。

　　例如，若要按日期或時間的上限和下限進行篩選，請選擇「介於」。

　　C 在「自定義自動篩選方式」對話框中，在右側的一個框或多個框中，輸入日期或時間，或從列表中選擇日期或時間，或單擊「日曆」按鈕以查找和輸入日期。

　　例如，若要按下限日期「3/1/2006」和上限日期「6/1/2006」進行篩選，請輸入「3/1/2006」和「6/1/2006」。或者，若要按下限時間「8:00 AM」和上限時間「12:00 PM」進行篩選，請輸入「8:00 AM」和「12:00 PM」。

　　動態篩選器

　　註釋 動態篩選器是一個在重新應用篩選器時條件可以更改的篩選器。

　　A 單擊一個預定義的日期命令。

　　例如，若要按當前日期來篩選所有日期，請選擇「今天」，或者，若要按下月進行篩選，請選擇「下月」。

　　B單擊「確定」。

　　註釋

　　·「期間所有日期」菜單下面的命令(例如，「一月」或「第 2 季度」)將按時間段進行篩選，而不考慮年。有時，這會是有用的，例如，若要按跨若干年的時間段來比較銷售額。

　　·「今年」和「本年度截止到現在」對未來日期的處理方式不同。「今年」可以返回今年中當前日期以後的日期，而「本年度截止到現在」只返回最多到當前日期的日期(包括當前日期)。

　　2)(可選)按多個條件篩選。

　　A 執行下列操作之一：

　　·若要對錶列或選擇內容進行篩選，以便兩個條件都必須為 True，請選擇「與」。

　　·若要篩選表列或選擇內容，以便兩個條件中的任意一個或者兩個都可以為 True，請選擇「或」。

　　B 在第二個條目中，請選擇比較運算符，然後在右側框中，輸入日期或時間，或從列表中選擇日期或時間，或單擊「日曆」按鈕以查找和輸入日期。

　　註釋

　　·所有日期篩選都基於公曆。

　　·會計年度和會計季度始終從日曆年的一月開始。

　　·如果要按星期日期進行篩選，請將單元格格式設置為顯示星期日期。如果要按星期日期進行篩選而不考慮年月日期，請使用 TEXT 函數將它們轉換為文本。但是，TEXT 函數返迴文本值，所以，顯示的篩選器命令會是「文本篩選」，而不是「日期篩選」。有關詳細信息，請參閱按星期日期顯示日期。

篩選頂部或底部數字

　　1、執行下列操作之一：

　　單元格區域

　　1)選擇包含數值數據的單元格區域。

　　2)在「開始」選項卡上的「編輯」組中，單擊「排序和篩選」，然後單擊「篩選」。



　　表

　　確保活動單元格位於包含數值數據的表列中。

　　2、單擊列標題中的箭頭



。

　　3、指向「數字篩選」，然後選擇「10 個最大的值」。

　　4、在「自動篩選前 10 個」對話框中，執行以下操作：

　　1)在左邊的框中，單擊「最大」或「最小」。

　　2)在中間的框中，輸入數字。

　　3)在右側框中，執行下列操作之一：

　　·若要按數字進行篩選，請單擊「項」。

　　·若要按百分比進行篩選，請單擊「百分比」。

　　註釋 頂部和底部值基於原始單元格區域或表列，而不是基於經過篩選的數據子集。

　　篩選平均數以上或以下的數字

　　1、執行下列操作之一：

　　單元格區域

　　1)選擇包含數值數據的單元格區域。

　　2)在「開始」選項卡上的「編輯」組中，單擊「排序和篩選」，然後單擊「篩選」。



　　表

　　確保活動單元格位於包含數值數據的表列中。

　　2、單擊列標題中的箭頭



。

　　3、指向「數字篩選」，然後執行下列一個或多個操作：

　　·若要按平均值以上的數字進行篩選，單擊「高於平均值」。

　　·若要按平均值以下的數字進行篩選，單擊「低於平均值」。

　　註釋 高於和低於平均數字將基於原始單元格區域或表列，而不是基於經過篩選的數據子集。

　　篩選空或非空值

　　1、執行下列操作之一：

　　單元格區域

　　1)選擇單元格區域。

　　2)在「開始」選項卡上的「編輯」組中，單擊「排序和篩選」，然後單擊「篩選」。



　　表

　　確保活動單元格位於表列中。

　　2、單擊列標題中的箭頭



。

　　3、執行下列操作之一：

　　·若要篩選非空值，請在值列表頂部的自動篩選菜單中，選擇「(全選)」，然後在值列表的底部，清除「(空白)」。

　　·若要篩選空值，請在值列表頂部的自動篩選菜單中，清除「(全選)」，然後在值列表的底部，選擇「(空白)」。

　　註釋 只有當單元格區域或表列中至少包含一個空白單元格時，「(空白)」複選框才可用。

按單元格顏色、字體顏色或圖標集進行篩選

　　如果已手動或有條件地按單元格顏色或字體顏色設置了單元格區域的格式，那麼還可以按這些顏色進行篩選。還可以按通過條件格式所創建的圖標集進行篩選。

　　1、執行下列操作之一：

　　單元格區域

　　1)選擇一個包含按單元格顏色、字體顏色或圖標集設置格式的單元格區域。

　　2)在「開始」選項卡上的「編輯」組中，單擊「排序和篩選」，然後單擊「篩選」。



　　表

　　確保該表列中包含按單元格顏色、字體顏色或圖標集設置格式的數據(不需要選擇)。

　　2、單擊列標題中的箭頭



。

　　3、選擇「按顏色篩選」，然後根據格式類型選擇「按單元格顏色篩選」、「按字體顏色篩選」或「按單元格圖標篩選」。

　　4、根據格式的類型，選擇單元格顏色、字體顏色或單元格圖標。

　　按選定內容篩選

　　可以用等於活動單元格內容的條件快速篩選數據。

　　1、在單元格區域或表列中，右鍵單擊包含要作為篩選依據的值、顏色、字體顏色或圖標的單元格。

　　2、單擊「篩選」，然後執行下列操作之一：

　　·若要按文本、數字或者按日期或時間進行篩選，請單擊「按所選單元格的值篩選」。

　　·若要按單元格顏色進行篩選，請單擊「按所選單元格的顏色篩選」。

　　·若要按字體顏色進行篩選，請單擊「按所選單元格的字體顏色篩選」。

　　·若要按圖標進行篩選，請單擊「按所選單元格的圖標篩選」。

　　在「自動篩選」菜單中取消對日期層次結構的分組

　　對於在日期篩選中位於自動篩選菜單底部的日期列表，可以將日期的分層分組更改為非分層的日期列表。例如，通過從非分層列表中手動選擇，可以只篩選兩位數的年份。

　　1、單擊「Microsoft Office 按鈕」



，單擊「Excel 選項」，然後單擊「高級」類別。

　　2、在「此工作簿的顯示選項」下面，選擇工作簿，然後清除「使用『自動篩選』菜單分組日期」複選框。