Word2007中快速插入固定內容的技巧

每次寫完稿件之後，都要在稿件的後面添加自己的通訊信息，非常麻煩。其實，在Word 2007中，我們可以讓這個工作做得更自動化一些，一次設置后隨時調用。
一、利用自動更正的方法
首先在一個文檔中先編輯好自己的通訊信息，設置好格式，如圖1所示。

選中全部內容后，點擊左上角「Office按鈕」，在彈出的菜單中點擊左下角「Word選項」按鈕，打開「Word選項」對話框。在對話框左側的列表中點擊「校對」項目，然後點擊右側的「自動更正選項」項目右側的「自動更正選項」按鈕，如圖2所示。

在打開的「自動更正」對話框中，點擊「自動更正」選項卡，然後在下方的「替換」輸入框中輸入「dizhi」，然後選中右側的「帶格式文本」單選項，並點擊下方的「添加」按鈕，如圖3所示。確定后，只要我們在文檔中輸入「dizhi」並按下空格鍵，那麼原先設置好的那些通訊信息就立刻顯示出來了，非常方便。

二、從其它文件中插入
還有一種方法也挺簡單的。那就是在一個空白文檔中編輯好通訊信息后將其保存成一個文件。當需要插入通訊信息時，只要點擊功能區「插入」選項卡「文本」功能組中「對象」按鈕右側的小三角形，然後在彈出的菜單中選擇「文件中的文字」命令，如圖4所示。然後利用打開的對話框找到保存通訊信息的文件並雙擊就可以了。

三、利用域
首先點擊左上角「Office按鈕」，在彈出的菜單中點擊左下角「Word選項」按鈕，打開「Word選項」對話框。在對話框左側的列表中點擊「高級」項目，然後在右側「常規」項目下的「通信地址」輸入框中輸入通訊信息，如圖5所示，也可以先在文檔中編輯好直接粘貼過來。確定后關閉對話框。


當需要插入通訊地址時，我們只要點擊功能區「插入」選項卡「文本」功能組中「文檔部件」按鈕，在彈出的菜單中選擇「域」命令，打開「域」對話框。在左上方「類別」下拉列表中選擇「用戶信息」項目，然後在下方列表中選擇「UserAddress」項目，如圖6所示。確定后就可以把通訊信息插入到文檔中去了。


四、利用「自動圖文集」
其實，在Word 2007中已經沒有了自動圖文集的功能。但是，有類似的功能卻可以實現我們的要求。
先編輯好通訊信息，選中。然後點擊功能區「插入」選項卡的「文本」功能組中「文檔部件」按鈕，在彈出的菜單中選擇「將所選內容保存到文檔部件庫」命令，打開「新建構建基塊」對話框，如圖7所示。在「名稱」后的輸入框中輸入「個人信息」，確定關閉對話框。

需要添加通訊信息時，還是點擊「插入」選項卡「文本」功能組的「文檔部件」按鈕，在彈出的菜單中會看到我們設置好的通訊信息，點擊它，如圖8所示，就可以了。

如果看不到這個信息，那也不要緊，點擊菜單中的「構建基塊管理器」命令，在打開的對話框中點擊「名稱」，使全部項目按名稱排序，然後找到「個人信息」，並點擊下方的 「插入」按鈕，如圖9所示，就可以了。

我們還可以使用錄製和使用宏的辦法來達到我們的目的。但這種方法有諸多不便，這裡就不羅嗦了，如果有感興趣的讀者，可以自行試驗。