Word2007新功能：一勞永逸地除去修訂

您在同事發來的電子郵件中收到一篇Word文檔。您可以基於它來製作所需的文檔，於是您用新名稱保存了它並根據您的需要進行修改。您從來沒有注意到同事在原始文檔中留下了批註，因為在您的副本中看不到它們。

現在您準備將文檔傳遞給客戶，但是您要發送給他們的是您的文檔版本，而不是原始文檔、同事的批註和您的更新的大雜燴。

或者，您使用了 Microsoft Office Word 2007 中的修訂功能跟蹤您對自己的求職信所做的更改。現在您要將求職信發送給招聘方，招聘方看到的應該是您編輯的結果，而不是您進行編輯的思考過程。

在上述任一情況下，當接到Word文檔的人抱怨您的文檔難於閱讀，到處都是刪除線、下劃線和側邊批註框時，您感到很震驚。例如，在您的求職信的一段中，有三個不同的地方帶有刪除線 - 而您這一次要強調的技能卻是用帶下劃線的文本顯示的。您可能得不到這份工作了。



這些文本在您發送文檔的時候並不在其中。Word 怎麼會找到並顯示這些內容呢?要使 Word 的表現如您所願，應該怎麼做?

了解修訂功能

您可能正在 Word 中使用修訂或批註功能，而自己卻沒有意識到這一點。通常，在 Word 跟蹤更改時，它會在邊距中的批註框中顯示刪除內容，而將插入內容顯示為帶下劃線的文本。刪除內容以及批註(或「註釋」)也可以顯示為內嵌。

有多種方法可以隱藏修訂或批註 - 然而，在修訂功能打開時所做的所有修訂以及插入的所有批註，將一直是文檔的一部分，直到它們被接受或拒絕(對於批註來說是刪除)。

註釋 隱藏修訂不會從文檔中刪除現有的修訂或批註。隱藏修訂使您能夠輕鬆查看文檔，而免受刪除線、下劃線和批註框的干擾。

如何檢查文檔是否有修訂和批註?

Office Word 2007 提供了一項稱為「文檔檢查器」的功能，該功能用於檢查文檔中是否有修訂、批註、隱藏文字和其他個人信息。要檢查文檔，請執行下列操作：

1、打開要檢查是否有修訂和批註的文檔。

2、單擊「Microsoft Office 按鈕」，指向「準備」，然後單擊「檢查文檔」。

3、在「文檔檢查器」對話框中，單擊「檢查」。

4、審閱檢查結果。如果文檔檢查器找到了批註和修訂，將提示您單擊「批註、修訂、版本和註釋」旁的「全部刪除」。

5、單擊「重新檢查」或「關閉」。

如何除去修訂和批註?

要除去修訂和批註，您需要接受或拒絕修訂，以及刪除批註。方法如下：

1、在「審閱」選項卡上的「跟蹤」組中，單擊「顯示標記」旁邊的箭頭。



2、確保下列每個複選框旁邊都顯示複選標記：

·批註

·墨跡註釋

·插入和刪除

·格式

·審閱者(指向「審閱者」，然後確保選中了「所有審閱者」。)

如果某複選框旁邊未出現複選標記，請單擊該項以選中它。

3、在「審閱」選項卡上的「修訂」組中，單擊「后一處」或「前一處」。

4、請執行下列操作之一：

·在「修訂」組中，單擊「接受」。

·在「修訂」組中，單擊「拒絕」。

·在「批註」組中，單擊「刪除」。

5、重複步驟 3 和 4，直到接受或拒絕了文檔中的所有修訂並刪除了所有批註。

註釋

·如果您知道要接受所有修訂，則單擊「接受」，然後單擊「接受對文檔的所有修訂」。

·如果您知道要拒絕所有修訂，則單擊「拒絕」，然後單擊「拒絕對文檔的所有修訂」。

·若要除去所有批註，您必須刪除它們。在「批註」組中，單擊「刪除」旁邊的箭頭，然後單擊「刪除文檔中的所有批註」。

這些修訂和批註怎麼會在那裡的?

您可能以為已經除去了批註或修訂，或者您可能從其他人那裡收到文檔卻沒有意識到它包含批註或修訂。Word 怎麼會在您不知道的情況下存儲這些項目呢?

您或發送文檔的人可能隱藏了修訂或批註，以使文檔更易於閱讀。然而，隱藏修訂並不會刪除它們。它們仍保留在文檔中，直到您對其進行處理。根據您的 Word 版本和所用的設置，修訂或批註可能在您或其他人打開文檔時重新出現。

如果您不希望其他人看到修訂和批註，請在與其他人共享文檔前接受或拒絕修訂並刪除批註。

如何查找隱藏的修訂和批註

有幾種方法可以隱藏修訂和批註，這可能導致您以為文檔中沒有這些內容。例如：

·「顯示以供審閱」框 在「審閱」選項卡的「修訂」組中，「顯示以供審閱」框顯示您所處的查看模式。它還提供用於查看文檔的其他選項。如果您單擊「最終狀態」或「原始狀態」，修訂和批註會隱藏。若要顯示它們，請選擇「顯示標記的最終狀態」或「顯示標記的原始狀態」。

·顯示標記 在「審閱」選項卡的「修訂」組中，您可以使用「顯示標記」列表隱藏批註和修訂。在「顯示標記」下具有複選標記的項目會顯示;沒有複選標記的項目會隱藏。若要顯示某個項目，例如「插入和刪除」，請在「顯示標記」菜單上單擊它。

為什麼 Microsoft Office Word 默認顯示修訂和批註

為了防止您不經意地分發包含修訂和批註的文檔，在默認情況下，Word 顯示修訂和批註。「顯示標記的最終狀態」是「顯示以供審閱」框中的默認選項。

我可以兩方面兼顧嗎?

如果您希望保留文檔中的修訂或批註，同時又希望共享文檔而不讓他人看到修訂和批註，最好的解決辦法就是保留文檔的不同副本：一份公用副本用於分發，一份專用副本用於自己使用。在文檔的公用版本中，按本文所述接受或拒絕所有修訂並刪除所有批註。在文檔的專用版本中，可以在原地保留修訂和批註。

不錯

好，學了一招！

此功能前就有了.並不是只有word2007中才有.