減少Word文檔丟失的幾個實用建議

沒有什麼事情比一篇長的文章剛剛打完機器停電且未存檔更糟糕了。其實，我們完全可以進行一些設置，在斷電或類似問題發生之後將損失減少到最低限度。
    一、改變Word 定時存檔的時間間隔
    在許多軟體中都內置了定時存檔的功能，每過一段時間如果用戶沒有存檔，軟體就會代為執行，的確非常方便。不過，Word中默認的定時存檔的時間間隔比較長， 由於時間越短，Word 保存文檔越頻繁，在 Word 中打開文檔后出現斷電或類似問題時，能夠恢復的信息就越多，所以我們完全可以自行設置，將它變得短一些，這樣最多只會在很短的時間內的文章不存檔，從而減少損失。具體操作如下：
    （1）單擊「工具」菜單中的「選項」命令，然後單擊「保存」選項卡；
    （2）選中「自動保存時間間隔」複選框；
    （3）在「分鐘」框中，輸入時間間隔，如1分鐘（如圖1）。



    注意：（1）定時保存文件功能僅對Word格式的DOC文件有效，其它文件無效，所以筆者建議您在編輯的時候先存為Word格式，等編輯完成後再另存為其它格式；
    （2）如果是在運行 Windows 95 或 Windows 98 的計算機上使用 Microsoft Word，用於保存自動恢復文件的默認文件夾為：Windows\Application Data\Microsoft\Word 文件夾。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其後續版本的操作系統，或者計算機上有不止一個活動用戶配置文件，自動恢復文件會保存在 Windows\Profiles\用戶名\Application Data\Microsoft\Word 文件夾下。用戶可以自行修改。
    二、讓 Word 保存文檔的備份
    如果我們的文檔在保存的時候能夠再保留一份備份的話，無疑使文檔保險了許多。而在Word中我們完全可以進行設置，讓Word保存文檔的備份。具體設置如下：
    （1）單擊「文件」菜單中的「另存為」命令；
    （2） 單擊「工具」按鈕，然後單擊「常規選項」命令；
    （3） 選中「保留備份」複選框；
    （4） 單擊「確定」按鈕；
    （5） 單擊「保存」按鈕。（如圖2）


    以後Word在編輯文檔時會自動地保存其備份，它的擴展名不是.BAK，而是.WBK，如果遇到文檔打不開，則只要在打開的範圍中選擇「所有文件」，直接打開即可。
    三、恢復自動保存的文檔
    如果您設置Word自動定時存檔，並且在時間間隔內設置了定時存檔的時間，那麼，即使遇到所有在發生斷電或類似問題時處於打開狀態的文檔此時都會顯示出來，並且以自動保存1、自動保存2、自動保存3……方式打開，而僅僅只會丟失了最後一次「自動恢復」保存之後所做的修改。 接下來您所要做的是趕緊將它們存檔就可以了。
    四、恢復受損文檔中的文字
    如果我們在試圖打開一個文檔時，計算機無響應，則該文檔可能已損壞。但是，有時候，我們的文檔雖然損壞了，但是我們仍然可以從中恢復受損的文字，以防止丟失工作成果。具體操作如下：
    （1） 單擊「工具」菜單中的「選項」命令，然後單擊「常規」選項卡；
    （2） 確保選中了「打開時確認轉換」複選框，然後單擊「確定」按鈕；
    （3） 單擊「打開」按鈕；
    （4） 單擊「文件類型」框中的「從任意文件中恢復文本」（如圖3）；


    （5）打開損壞的文檔后Word 會自動使用專門的文件恢復轉換器來恢復損壞文檔中的文本。也可隨時用此文件轉換器打開已損壞的文檔並恢復文本。成功打開損壞文檔后，可將它保存為 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格式）。段落、頁眉、頁腳、腳註、章節附註和域中的文字將被恢復為普通文字，但不能恢復文檔格式、圖形、域、圖形對象和其他非文本信息。
    注意： 如果在「文件類型」框中沒有看到「恢復所有文件中的文本」，則需要安裝相應的文件轉換器。
    五、購買UPS不間斷電源
    要想更有效地將Word文檔丟失減少到最低限度，最好、最有效的方法就是購買UPS不間斷電源，一旦系統斷電的話，UPS不間斷電源系統就會發出叫聲，提醒用戶存檔。