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精華推薦:Excel實用技巧九則

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kent 發表於 2006-6-8 08:04 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
Excel是我們大家常用的辦公軟體,筆者在使用過程中總結出了一些經驗,現在寫出來供大家參考。

  1、不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格

  因工作需要,筆者在Excel多個單元格中輸入大量文本,大家都知道,在Excel中,如果要選定已選定單元格右側的單元格,可以按下方向鍵進行移動,可為了節省時間,讓操作的速度更高,可以按下Tab鍵,這樣就可以快速選定已選定單元格右側的單元格了,因為打字的時候兩隻手都在主鍵區上工作,如果要按方向鍵,則必須把右手騰出來,這樣無疑會降低效率;

  那麼如果想選定已選定單元格左側的單元格該怎麼辦呢?筆者經過試驗發現,可以同時按下「Shift+Tab」組合鍵,這樣所選定的單元格就會左移了。

  上面我們知道了快速向左和向右移動所選定單元格的方法,那向下選定單元格是按下「Enter」鍵,相同的道理,如果想向上選定單元格就是同時按下組合鍵「Shift+Enter」了,怎麼樣,這樣你在Excel中輸入大量文本速度就會快多了。

  2、選中包含超鏈接的單元格

  在Excel中的一個單元格中輸入一個電子信箱地址,默認狀態下此單元格就會自動轉化為超鏈接,用滑鼠點擊它就會打開超鏈接,這樣一來,如何才能選中此單元格而不打開此超鏈接呢?方法很簡單,用滑鼠點住此單元格持續幾秒鐘不放,就可以選中它了。

  3、持續顯示單元格內的公式

  在Excel中的單元格內任意輸入一個公式,如=1+1,按下回車鍵,這時此單元格就會不再顯示公式,而顯示出計算結果2,可有的時候我們並不想馬上看到結果,而是希望此單元格能繼續顯示出公式,如何解決這個問題呢?方法很簡單,在單元格內輸入公式之後,依次點擊菜單欄中的「工具」――「公式審核」――「公式審核模式」,這樣就可以使公式繼續保持原樣;而如果想顯示出公式計算結果時,可以再次點擊「公式審核模式」即可。

  4、快速計算出矩形對角線長度

  已知矩形的長和寬,現要求計算它的對角線長度,用Excel就可以快速計算出答案。如何操作呢?

  設矩形長為X,寬為Y,對角線長度為Z,那麼,從這個公式可以看出,要求出Z,有兩個步驟。一,算出X的椒街島Y的平方值,並把它們相加;二,把第一步求出的值開方,所得出的數字就是Z。很明顯,我們要使用到Excel中的兩個函數,一個是計算某個數值的平方,即對數字進行冪運算;二是計算數字的平方根。下面介紹這兩個數學函數的使用方法。

  ■返回給定數字的乘冪:POWER

  POWER函數可以對數字進行乘冪運算,它的語法是:POWER(number,power)

  其中Number是底數,可以為任意實數。

  Power是指數,底數按該指數次冪乘方。

  比如我們要求5的二次方,也就是平方,就可以在單元格內輸入:「=POWER(5,2)」,即可得出答案25。

  ■返回給定數字的正平方根:SQRT

  它的語法是:SQRT(number)

  其中Number是要計算平方根的數。

  比如我們要求出16的平方根,就可以在單元格中輸入:「=SQRT(16)」,即可得出答案4。

  知道了這兩個函數的用法,我們就可以輕鬆的得出Z的值了。

  先分別求出X和Y的平方,然後把它們相加,再相加得出的值開方,就可以得出答案。

  如果你還是覺得這樣的速度慢,還有更好的方法。下面介紹一個函數:SUMSQ

  ■返回參數的平方和:SUMSQ

  它的語法是:SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30個以內的數,用此函數可以求出它們的平方和,這樣一來,只需輸入X和Y的值,就可以求出它們的平方和了,再用SQRT函數一計算,最後Z值就可以求出。
  最好的方法是只在一個單元格內輸入函數,就可以求出最終的Z值。

  上面介紹過了返回參數的平方和的函數:SUMSQ,假設X,Y的值分別是3和4,在一個單元格內輸入SUMSQ(3,4),然後按Enter鍵,單元格內就會顯示出數字25,這就是X和Y值的平方和,我們要算出25這個數的正平方根,就需要另外一個函數:SQRT,這樣一來,函數SUMSQ成了函數SQRT的參數,這在Excel裡面叫做嵌套函數,即某個函數成為另一個函數的參數,要想在一個單元格內輸入X和Y的值,並求出Z值,經過筆者試驗,是完全可行的,因為這裡使用了嵌套函數。假設X和Y值分別為3和4,在單元格中輸入=SQRT(SUMSQ(3,4)),並按下回車鍵,就可以馬上得到Z值――5。輸入此嵌套函數后,SUMSQ函數的參數3和4外邊的小括弧會變成綠色,而SQRT函數的參數外邊的括弧的顏色則不發生變化,這表明軟體已經讀懂此嵌套函數的意思。

  有興趣的讀者可以親自試一下,在Excel的任意一個單元格中,輸入「=SQRT(SUMSQ(X,Y))」,注意這裡可以把X,Y換成任意兩個正數,然後按一下回車鍵,就會得出Z值了。

  另外說一下,Excel可以支持多級嵌套函數。

5、讓數值完全或部分替換公式

  在一個單元格任意輸入一個公式,如=1+1,再按回車鍵,此單元格的值就是自動計算出是2,能不能把這個公式刪除掉,而永久轉換成數值呢?

  就以1+1這個公式為例,我來介紹一下如何用數值來永久性替換公式的方法:先選中包含公式的單元格,然後點擊「複製」,然後再點擊「粘貼」,這時再點擊右側的箭頭,再點擊「只有值」,這樣一來,單元格中的公式就永久性轉化為數值了。

  如果已經執行了上面的步驟,又想把數值變回公式,該怎麼辦呢?方法很簡單,點擊「常用」工具欄上的「撤消」按鈕就可以了。

  有時候我們並不想把整個公式都轉換為數值,而只是想把公式的一部分轉換為數值,如何做呢?

  先選中包含公式的單元格,然後在編輯欄中,選定要轉換為數值的部分,然後按下F9,再按回車,這個部分就轉換為了數值,而不再是公式了。

  6、去除「最近使用過的工作簿」列表

  在Excel的「文件」菜單下,有幾個最近編輯的工作簿,有時候我們不想讓它顯示出來,如何隱藏這些工作簿呢?

  點擊「工具」菜單中的「選項」,再彈出的對話框中點擊「常規」選項卡,然後去除「最近使用的文件列表」前面的對勾。

  如果想更改「文件」菜單下顯示的最近使用的文件數目,可以先選中此複選框,然後在後面輸入項數。

  7、顯示出包含公式的單元格

  在一個Excel 工作表中,有大量數據,這些數據有的是直接輸入的,而有的是用公式計算出來的。現在想要把用公式計算出的數據的單元格顯示出來。

  方法:先選中所有待選單元格,然後點擊菜單「編輯」――「定位」,這時彈出「定位」對話框,點擊「定位條件」,選中「公式」,再點擊「確定」,這樣一來,包含公式的單元格就會被顯示出來。

  8、簡單方法移動複製工具欄按鈕

  根據工作需要,我們需要把一些自己最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方,也就是移動工具欄按鈕,這是非常容易實現的,要想移動工具欄按鈕,可以在按下「ALT」鍵的同時拖運工具欄按鈕,把它移動到其它位置。

  而如果想複製工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方,可以在按下「ATL+CTRL」組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方。

  這裡要注意的是,移動和複製工具欄按鈕的時候,必須先按下「ALT」和「ALT+CTRL」組合鍵,然後再用滑鼠進行拖動。

  如果在複製了工具欄按鈕后又不想要它了,怎麼辦呢?方法很簡單,只需要再次按下「ALT+CTRL」組合鍵的同時,把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區域即可。

  9、用快捷鍵快速插入函數

  在Excel中,如果想插入函數,可以使用快捷鍵「Shift+F3」,按下此組合鍵,就可以彈出「插入函數」對話框。

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kaku137 發表於 2006-6-8 21:22 | 只看該作者
Excel實用技巧九則
好!
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1005-2 發表於 2006-6-9 01:40 | 只看該作者
Excel的功能非常強大,運用好的話可以省掉很多時間
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wssandy 發表於 2006-6-10 10:08 | 只看該作者
很好,本人用的少,頂了
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