怎樣利用word撰寫研究生畢業論文

　　我們相信利用這個介紹撰寫您的論文不但能夠使您在撰寫研究生畢業論文時得心應手，而且也將對您應用微軟的word文字處理系統的能力的提高，有明顯的幫助。

　　2.1 第一步確定您的論文版面

　　進入word以後，您首先要按以下步驟進行您的論文版面的設置：

　　在主菜單「文件」中的下拉菜單中，選擇「頁面設置」，然後在「紙張大小」一欄中選擇A4紙，在「頁邊距」一欄中選擇如下參數：上：4.3cm，下：4.3cm，左：3.17cm，右3.17cm；頁眉：3.3cm，頁腳：3.25cm。在「版面」一欄中關於「頁眉頁腳」選項中選「奇偶頁不同」。

　　該項選擇將保證頁面的設置與本樣本一致，本樣本是按照中科院的論文格式要求設置的。

　　2.2 word屏幕介紹

　　word的屏幕從上到下，分別由標題欄、主菜單欄、常用工具欄、格式工具欄。這裡特別要強調的是主菜單欄中，「插入」下拉菜單中常用的是「題注」、「交叉引用」、「索引與目錄」、「圖文框」；「格式」下拉菜單中常用的是「字體」和「段落」、以及下面十分強調的「樣式」。特別要注意的是主菜單中「格式」下拉菜單中的「字體」與「段落」是給您調整個別段落和字體用的，對應于格式工具欄中的第二與第三項內容。而在word的「樣式」菜單中的「字體」與「段落」菜單對應的是全篇論文的統一格式對應于格式工具欄中的第一項。也就是說，格式工具欄中的第一格中下拉菜單將給出您現在正在使用的具體的格式，是具體樣式的「樣式庫」。通過選擇該欄中的樣式可以定義您文中的格式。您可以試一試選中某個段落後，再通過該欄中選擇一個「樣式」，該段落即會改變成您選中的「樣式」所定義的格式。試試！

　　2.3  您千萬要使用「樣式」

　　要有效使用word軟體，樣式是word處理文檔的一個主要手段。如果您用word來處理文檔，又不使用「樣式」的話，那麼您不算會使用word！

　　2.3.1  什麼是樣式？

　　「樣式」事實上是一個工具，這個工具一經您確定以後，那麼在您的文檔輸入中，這個工具將一直保證您的文檔在任何地方都將用完全一致的方式來實現您對各級標題、正文、附註、參考文獻、圖注、表頭等格式的完全一致。從而至少在格式上使您的文檔達到完美！

　　2.3.2 「樣式」在哪裡？

　　在主菜單的「格式」中下拉，您可以發現「樣式」一欄，點擊後會出現「樣式」面版。在這個「樣式」面版中您可以進行以下操作：

　　在「樣式類型」一欄中選擇「所有樣式」；

　　在「樣式」中您將發現各種各樣的條目：標題1、標題2、一直到標題9，其他如正文、頁眉等等。

　　您還可以發現「管理器」按鈕，點擊后可以進入管理器對本論文所需要的樣式進行管理。

　　您還可以發現「新建」，「更改」按鈕。「新建」可以實現您自己特定的「樣式」定義，「更改」則能滿足您實現您自己的風格。

　　2.3.3  研究生論文需要那些「樣式」

　　在您的論文中，您需要樣式「標題1、標題2、標題3、標題4」；

　　在您的論文中，您還需要「正文」、「頁眉」、「頁腳」、「頁碼」、「題注」、「目錄1、目錄2、目錄3」。這些樣式您可以從原有的樣式中獲得，但必須修改。

　　通過「樣式」面版上的管理器，刪除除上述提及的樣式以外的所有樣式。因為有些「樣式」是內置的，不能刪除，仍保留。

　　此外，您在論文中，您還需要創造一些「新建」樣式：「表首欄文字」、「表格文字」。

　　2.4如何獲得您論文中需要的樣式

　　為了確定如下的各種具體的「樣式」，每個樣式的修改基本步驟為：

　　進入「樣式」面版；在「樣式」欄中，選取要修改的樣式名稱；點擊「更改」按鈕，出現「更改樣式」面版；在該面版中注意，將「基準樣式」欄與「後續段落樣式」均選為「正文」；

　　點擊「格式」按鈕，出現下拉菜單，這裡要修改的主要項目是「文字」與「段落」；選擇各項出現對應的面版，通過具體選擇即可進行更改。

　　2.4.1「正文」

　　「正文」樣式中的「文字」中參數選取如下：

　　字體：中文選用「宋體」；英文選取「Times New Roman」；字型大小：小四；字型：常規；

　　「正文」樣式中的「段落」中，參數如下：

　　在「特殊格式」一欄中，選「首行縮進」，數值為0.85cm；在「左縮進」、「右縮進」、「段前」，「段后」等欄中均選取0；在「行距」中選取單倍行距。

　　2.4.2「標題1」

　　「標題1」樣式中「文字」中參數選取如下：

　　字體：中文選取「黑體」，英文選取「Arial」；字型大小：二號；字型：加黑；

　　「段落」中參數選取如下：

　　段前：60磅；段后：16.5磅；行距：多倍行距，2.41

　　在所有的標題樣式中，您還必須對「編號」項進行修改：選取「編號」項，選擇「多級編號」頁，選擇與本樣本一致的編號方式。

　　要注意在「標題1」樣式中，必須對「換行與分頁」中進行選項，要選中「段前分頁」項。這將保證您只要一選中「標題1」樣式后，將以新的一頁開始，即每一章將在新的一頁中開始。

　　2.4.3「標題2」

　　「標題2」樣式中「文字」中參數選取如下：字體：「黑體、Arial」；字型大小：小三號；字型：加黑；

　　「段落」中參數選取如下：段前：12磅；段后：12磅；行距：單倍行距；查看「編號」項是否符合要求。

　　2.4.4「標題3」

　　「標題3」樣式中「文字」中參數選取如下：字體：中文選取「黑體」，英文選取「Arial」；字型大小：四號；字型：加黑；

　　「段落」中參數選取如下：段前：6磅；段后：6磅；行距：單倍行距；查看「編號」項是否符合要求。

　　2.4.5「標題4」

　　「標題4」樣式中「文字」中參數選取如下：字體：中文選取「楷」，英文選取「Times New Roman」；字型大小：四號；字型：常規；

　　「段落」中參數選取如下：段前：12磅；段后：12磅；行距：單倍行距；查看「編號」項是否符合要求。

　　此外如果需要，您還可以定義更多的「標題」樣式，如「標題5…標題9」。

　　2.4.6「頁眉」、「頁腳」

　　「頁眉」「頁腳」樣式中，將「字體」中文改為「楷體」、英文改為「Times New Roman」。字型大小為小五號。

　　2.4.7「題注」

　　關於題注的用法，將在後面介紹，對「題注」樣式修改如下：字體：中文「楷體」、英文「Times New Roman」，字型「常規「，字型大小「小四」；

　　段落：行距「單行」，「兩端對齊」，「首行縮進，0.85cm」

　　2.4.8「表首欄文字」

　　表首欄是指每個表格的第一行，一般要醒目些。

　　字體：「宋體、Times New Roman」，字型大小隨表格大小略加改變，但不宜大於正文字型大小。字型「加黑」。

　　段落：行距「單行」，千萬不能出現「首行縮進」（該選項常常導致表格紊亂）。

　　2.4.9「表格文字」

　　按照word的預設設置，表格中的文字是採用「正文」樣式的。所以一旦正文採用了「首行縮進」格式，那麼將導致表格的混亂。所以必須單獨新建「表格文字」，「表格文字」樣式中建議參數如下：字體：「楷體、Times New Roman」，字型「常規」，字型大小不大於「小四」。段落：必須採用「單倍行距」。如果您表格中某個格子空間有限，但必須放下這些字，解決方案：其一縮小字型大小，其二利用主菜單中的「格式」下拉菜單中的「段落」面版中的段落左右縮進的負值來實現。同樣您利用段落縮進的正值來縮進段落，然後用兩端對齊來分散格子中的字，從而使該列的文字完全對齊。

　　2.4.10「列表編號項」

　　「列表編號項」樣式可以專門為參考文獻用。其格式選用參數為：

　　字型大小：五號；字體：中文楷體，英文Times New Roman；字型「常規」。段落：單倍行距，段前6磅。注意編號項中的數字格式中加上[]號。

　　2.4.11怎樣將格式應用到文檔中

　　一種方法是將各種樣式定義完后，輸入時直接按照這種樣式進行。

　　另外一種方法，按照「正文」樣式輸入，然後將該段文字選中后，在格式欄中的第一項中選擇需要的「樣式」名稱。

　　2.5您千萬還得使用「編號項」、「題注」和「交叉引用」

　　在論文撰寫中圖表的管理的難度在於，您必須在導師或者您自己修改了論文以後，其編號將出現混亂。為了避免這一點，您得學會使用「列表編號項」、「題注」樣式，同時學會怎樣使用「交叉引用」。

　　列表編號項對參考文獻特別有用，您記住參考文獻按照1.3節的格式輸入后，將該部分按照「列表編號項」樣式設置。

　　然後在需要引用該參考文獻時候，在引用處利用主菜單中的「插入」下拉菜單中，選中「交叉引用」，出現「交叉引用」面版后，選擇編號項，將出現所有編號的內容，這時選中要引用的文獻，並且選「只有編號」。那麼參考文獻的編號就會出現在插入的地方。

　　「題注」樣式則十分適合圖注與表注的編號。在表的上方或圖的下方，從主菜單中的「插入」下拉菜單中，選擇「題注」菜單。在「題注」面板上，可以選擇標籤一欄中的「圖」或「表」作為標籤。如果沒有「圖」或「表」的標籤，則可以選擇「新建標籤」按鈕，新建一個「圖」標籤或「表」標籤。一旦插入后，那麼圖表將完全順序編號。如果在文中要提及圖或表，那麼可以用上述的「交叉引用」方法插入。

　　一旦「交叉引用」實現，那麼交叉引用點與圖表將建立鏈接關係，如果圖表由於修改而變化，那麼引用點將自動變化。

　　2.6一些忠告和word使用中的小竅門

　　忠告：利用另外文件寫作論文摘要，原因是同一文件處理可能在頁碼編製上會遇到問題。

　　忠告：word中不要用空格鍵來留空，特別是試圖讓文檔對齊時。解決方案：一是利用「格式」欄中的分欄工具；二是用表格，然後隱去表格線。

　　忠告：使用主菜單中「插入」下拉菜單中的「圖文框」。

　　在使用word中，一個十分棘手的問題是圖的插入。請仔細研究圖文框的各項選項，您會發現確定利用插入圖文框，然後定義該圖文框的大小尺寸和在文章中的具體位置是十分方便的。

　　忠告：寧可使用剪貼方法來處理圖，在圖文框中留以一致的大小尺寸；否則文件太大，難以操作。

　　使用圖文框的一個主要難點是往往這一頁空一大截，可是下一頁的段落怎麼也填補不到這一頁。問題在於您的圖文框是與這一段文字鏈接在一起的。當您擊活圖文框時，您將會看到該段落首字或回車符上有一個上鎖或未上鎖的「錨」樣的標記，當圖文框加上這段文字超過上頁的空白空間，那麼自動一起下移到下一頁。

　　忠告：如果您要讓下一頁的文字來填補這頁空白，那麼必須將該段文字與圖文框鏈接的「錨」移掉！

　　在移動錨前，必須在「圖文框格式」菜單中，選擇「隨文字移動」，而不能使用固定位置。否則不能移動「錨」。「圖文框格式」菜單的彈出請將圖文框擊活，然後按滑鼠的右鍵即可。

　　忠告：要認真學會使用word所帶的表格，使用表格的工具欄可以讓您很方便地製作表格。

　　需要注意的是表格里的文字材料都可以用主菜單中「格式」中的「段落」來控制。需要強調的是文字在表格中的上下居中，在表格工具欄中有專門的按鈕來實現。

　　忠告：本文中的介紹僅僅是入門介紹，但比較管用。再自己花些時間研究一下word文字處理軟體的，相信會有事半功倍的效果。

　　2.7論文審查的重點

　　1.  參考文獻的書寫格式，以及它的編號應該嚴格與文中引用處對應；

　　2. 論文中的錯別字；

　　3.  版芯一定要按照規定設定；

　　4.  發表的文章必須是與導師聯合發表的；

　　5.  論文題目不要太長，控制在20字以內；

　　6. 摘要翻譯是否得體；

　　7. 封面上的年月日應該正確；

　　8. 發表的論文的投稿時間必須是在在讀期間，必須與論文內容相關；

　　9. 在「發表論文目錄」與「個人簡歷」兩項附錄中，均須在標題中加上學生姓名：如「張三在攻讀博士學位期間發表的論文目錄」、「張三個人簡歷」；

　　10. 有關研究業績的審查注意點：無抽印本論文必須有錄用通知；無論多少國際會議文章只能算一項研究業績；只有申請號的實用新型專利無論多少只能算一項研究業績。博士畢業生必須有四項研究業績；理學碩士必須有兩項研究業績；工學碩士必須有一項研究業績。

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