你變我也變――Word中更新數據兩法

　　在辦公操作中，常常遇到這種情況，文檔已經輸入完成時，某一個數值發生了變化，要將文檔中所有相同的數值也要進行改變。這時，我們雖然可以執行「編輯/替換」命令，將數值進行更新。但這種方法效率較低，且屬於事後補救。那麼有沒有什麼方法，可以讓Word文檔中某一數值發生變化后，其它相同數值自動進行改變呢？在日常辦公操作中，筆者總結出如下兩種方法。

　　一、定義書籤法

　　將相關的數值及文字（如「利潤比上年同期增長70%」等）輸入到Word文檔中，然後選中這一特定字元串，執行「插入/書籤」命令，打開「書籤」對話框（如圖1），輸入一個便於理解的名稱（如「替換百分比」），然後按下「添加」鍵，這個對話框就自動關閉了。

　　

　　圖1

　　以後需要輸入該詞條時，執行「插入/引用/交叉引用」命令，打開「交叉引用」對話框，按「引用類型」右側的下拉按鈕，選擇「書籤」選項，然後在下方列表中選擇需要的書籤名稱，並確定「引用內容」為「書籤文字」，最後單擊「插入」按鈕即可（如圖2）。

　　

　　圖2

　　執行完這些操作后，如果要對相關數值進行修改，如改為「利潤比上年同期增長70%」我們只需在原始數據（也就是定義成書籤的那個數據）上修改，然後按「Ctrl+A」組合鍵選中全文，再按一下F9功能鍵，後面相同的數值也會做出應的更改，更加方便、準確、高效。

　　二、選擇性粘貼法

　　將需要的特定字元（如「利潤比上年同期增長70%」等）輸入到Word文檔中，然後選中這一特定字元，執行「複製」操作。再將游標定在需要再次輸入此詞條的位置上，執行「編輯/選擇性粘貼」命令，打開「選擇性粘貼」對話框，選中其中的「粘貼為鏈接」選項（其它選項不需要更改），確定返回就行了。重複執行此操作，直到將所有的相關數值及文字輸入完成（如圖2）。

　　

　　圖2

　　以後按照方法一的操作步驟，就可以更新數據了！

　　小提示：這兩種方式支持對原始數據進行刪除、數據更改，如果要在原始數據上面添加文字或者數據，那可就不行了。