如何在開放式辦公室里高效工作？

小肥蟲 發表於  2013-09-09 08:39

　　

　　（文/Lauren Lee Anderson）你工作過的辦公室很可能都是開放式的，它們作為一種打破工作場所層級結構、把員工從小隔間里解放出來的方式，已經被廣為使用。

　　然而這種辦公室有利也有弊。一方面，開放式辦公室能營造一個更易於合作、創新和社交的環境，不同部門和團隊之間可以更容易地交換觀點。另一方面，開放式辦公室也被認為是個會嚴重分散員工注意力的環境，根據聲音研究所（The Sound Agency）的一項研究，該環境下的員工生產力會暴跌66%。

　　每天在開放環境下辦公，怎樣才能促進合作、提高效率呢？以下策略或許能助你保持清醒、高效。築一道「虛擬的牆」

　　在開放式辦公環境里，他人的存在就是夢魘。TED演講者、《聲音與商業》（Sound Business）一書的作者朱利安·特雷熱（Julian Treasure）說，人腦只能同時處理1.6場對話，如果你的意識遊盪到了附近的討論中去，就不剩多少腦力來工作了。

　　如果同事的聲音和動作讓你難以集中，你可以嘗試在自己和辦公室里的其他人之間築一道「虛擬的牆」。怎樣做呢？比你想象的要簡單。一副耳機就夠了。

　　即便是退回到個人世界的我們，往往也聽著既不利於專註也不利於高產的音樂。但是想保持高產，就不要播放有人聲的音樂，比如收音機、播客，乃至帶歌詞的歌曲，它們只會進一步佔據你大腦里的空間。

　　

　　「用音樂蓋過噪音就像把糖衣塗在泥巴上；看上去像蛋糕，吃起來可不像，」特雷熱說。圖片來源：15five.com

　　最利於專註的聲音是那種自然且不可預知的聲音。電子環境音樂阻隔噪音的效果就不錯，也不會讓人分心。也可以試試用立體聲耳機聆聽雙耳節拍。神經生理學家認為這些聲音能引導大腦進入深度專註、有創造力且放鬆的狀態。分出一張「團隊討論桌」

　　讓員工既開心又高產的關鍵在於有不同的空間來做不同的事。建築設計公司根斯勒（Gensler）的一項新研究發現，員工工作時有超過一半的時間處在深度專註狀態，大約四分之一的時間在合作，剩下的時間則分配給學習、社交和其他工作。

　　當然，在辦公室里工作的人還是大部分時間都坐在自己桌前，但到了需要深度合作或學習的時候，換個環境就能幫大腦換個檔。在辦公室安置一張較大的「團隊討論桌」，讓談話和想法在這張桌上流轉自如，並鼓勵鄰座之間有意識地閑聊。

　　在用來開會的房間里可以嘗試放置高桌子，高到每個人都得站著，而且牆壁要用落地大白板，這樣的安排能促使人們積極參與討論。相反，也可以設置一些獨立的房間，讓人能安靜獨處。可以嘗試在門外放一塊黑板，寫上自己在屋裡做什麼。這樣，團隊的其他人就知道他們埋著頭的原因了，也會讓他們安靜地完成工作。

　　

　　如果空間足夠，可以把印表機、複印機等噪音水平較高的機器從工作區域移走。此外，時不時離開座位四處走走也能帶來額外的好處，這有助於重新集中注意力，恢復判斷力。圖片來源：TNW拿出「請勿打擾」的態度來

　

　《應用心理學》雜誌發布了一項研究：尋求幫助的人在工作中做得更好，但提供幫助的人實際上做得更糟。科學家判斷，在幫助他人和做本職工作之間的轉換會帶來沉重的「認知負荷」，因為每次你回頭繼續工作，都得讓自己重新熟悉一遍工作細節。更不要提什麼「多線程工作」的概念，那根本就是個謬論。

　　要想解決這個問題，可以每天分出一個時間段，在這幾個小時內不被打擾，專註於自己的工作不分心。一定要告訴同事你在這段時間裡真的不想被打擾，當然緊急情況除外。要把足夠的注意力分給最重要的工作，而你可以在這一天的後半段時間裡與同事合作或幫助他人。

　　雖然開放式辦公室不一定適合所有人，但它能給文化、創新和合作帶來巨大影響。不過，和所有的好東西一樣，開放式辦公室的應用也必須保持平衡。