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中小企業的經營之道(3)——制度與體系

作者:FaceReader  於 2022-7-26 07:10 發表於 最熱鬧的華人社交網路--貝殼村

作者分類:領導力|通用分類:職場內外

  在討論「制度與體系」之前,先問大家一個問題:

  生物不同物種之間的競爭,到底是在競爭什麼?比如獅子和羚羊之間的競爭。

獅子-羚羊

  是兩種不同的生物形體的競爭嗎?是捕食者與被捕食者之間的競爭嗎?

  這些答案並不完全正確!

  生物間的競爭,本質是不同「邏輯架構」的競爭。每一個生物物種,都是一個由不同基因、細胞構成的程序「程序」孰優孰劣,才是生物間競爭的本質。

  比如:獅子是依靠捕食其他獵物為生,但是如果捕食能力弱,就會被淘汰;而羚羊,食物獲取則相對容易得多,非洲草原的草大多數情況下都不是稀缺品,但是羚羊要面對各種捕食者的威脅。

  同樣的,不同的病毒也是一種「邏輯」,比如遍布全球的新冠病毒:最初的新冠,通過感染人的肺部,依靠空氣傳播致病,同時獲得生存的能力;但是致病性太高,其結果很可能會像「非典」一樣,迅速被消滅。因此,其進化出致病性低,傳染力高的生存邏輯,就產生了Omicron;如同流感一樣,Omicron現在被消滅的可能性幾乎為零了。Omicron的「邏輯架構」獲得了優勢,因此生存和發展得更好。

  生物間的競爭是「邏輯架構」間的競爭,而企業間的競爭也一樣,也是不同「邏輯架構」間的競爭,我們將企業的「邏輯架構」稱為「制度與體系」。

  更優秀的「制度與體系」將獲得更高的競爭力,生存與發展的能力就越強!所以,制定合適的「制度與體系」,是企業生存與發展能力的關鍵。

  每一家發展良好的公司,都是因其出眾的「制度與體系」,比如阿里巴巴、騰訊、位元組跳動、Google、Apple、Amazon等等。但是,沒有一家卓越的企業是靠Copy其他優秀企業而成長起來的!

  這就引出中小企業在制定「制度與體系」時,經常犯的兩個錯誤:

一、制度與體系,中小企業常犯的兩個錯誤Permalink 1、Copy卓越企業的制度與體系Permalink

  這種做法,經常是中小企業慣於採用的方式;但是至今我們幾乎沒有看到一家,以Copy其他優秀企業制度和體系,而成長起來的優秀企業。

  如果有讀者讀過詹姆斯·柯林斯的《基業長青》,就會發現,書中列舉的每一家高瞻遠矚的公司,都是特別的,都有與眾不同的文化、制度與體系。

  誰能在這些高瞻遠矚的企業中,比如3M,波音,惠普,IBM,強生,寶潔,沃爾瑪,列出兩家制度和體系非常接近的公司?

  沒有!

  正如同一生境下,很難有生存模式完全一致的生物一樣!每一個生物都必須依靠特別,才能保留其在生境中的生態位

生態位

  因此,「Copy卓越企業的制度與體系」對於很多中小企業而言,是相對容易,卻非常不利的做法。

  因為所處的時代不同,行業不同,而團隊中的人也不同,因此大多數Copy的企業,只會成為拙劣的仿製品!

2、幾乎沒有制度與體系,或者擁有極其隨意的制度與體系Permalink

  這類做法大多源於創始人:

  • 一方面可能是創始人將主要精力投入到業務發展方面,因此在制度與體系方面投入精力極小,大多數的制度與體系都是臨時性的想法;
  • 另一方面,也可能是創始人並不認為,「制度與體系」在企業的初期發展中會有很大作用,因此,很多都是團隊根據自己的經驗和想法制定的,所以顯得很隨意。

  這些做法大部分因其不夠科學和規範,很多制度在運行一段時間后,便會對企業產生負面影響。

  一方面,不夠好的制度與體系不能幫助企業吸引優秀的人才;另一方面,這些制度也容易變得繁雜而瑣碎,降低企業效率。

  而制定製度時,這類隨意的制度卻很容易忽略一些必須遵循的規律,比如對常規性工作的Routine化。工作中很簡單的小事,如果不能Routine化,造成的心理壓力卻是極大的。

  比如疊被子這件事,如果你已經養成了疊被子的習慣,每天起床后疊被子,是一件非常容易的事,根本不會有壓力;但是如果沒有養成習慣,則這件事就會給你帶來極大的壓力。

  那麼,企業的制度與體系該怎麼制定呢?

二、制定「制度與體系」的關注點Permalink 1、理解企業的本質Permalink

  在制定企業的「制度與體系」時,我們必須再回到企業的本質。

  根據「現代管理學之父」彼得·德魯克論述,「企業的目標是創造和滿足顧客。

  因此,企業就需要創造有價值的產品

  而誰能更高效地創造有價值的產品,誰的競爭力就越高。

  這就決定,企業是否高效,在於兩個條件:

  • 是否能招募最合適的人才
  • 是否能讓這些人才高效地工作

  這就是制定企業的制度與體系的關鍵。

2、制度與體系之一:是否能招募最合適的人才Permalink a、定義「最合適的人才」Permalink

  準確定義「最合適的人才」,才是能否能招募到他們的關鍵。

  比如,流水線上的優秀工人,一般需要「服從性高,穩定性高,忠實可靠,身體健康等特點」;而從事政府關係的人員,則需要有可靠的政府資源。

  一旦確定「合適人才」的標準,我們就可以通過制定滿足這些人才的制度來吸引他們。

b、制定針對性的吸引人才制度Permalink

  比如上文所指的流水線上的優秀工人。

  當我們希望他們的穩定性高時,則必須為其提供支持穩定的條件,比如:穩定的薪酬;提供住宿;考慮到流水線員工的收入較低,在遇到急需用錢的情況下,為其提供無息貸款等,這都是針對性的人才制度。

  而從事政府關係的人員,則可能需要極高的職位和報酬。

  了解人才,滿足甚至超越其所期待,這是吸引人才制度的關鍵。

  比如,禮來為其員工提供全家醫保,Google為喜歡自由的技術人員提供20%自主支配時間,Netflix為員工匹配其能從市場上獲得的最高薪資等。這都是招募這些企業最合適人才的「制度與體系」。

  與招募合適人才相關度最高的是企業的人才發展與晉陞、薪酬與福利、考核體系等制度,這也是企業最為重要的制度,以後有機會在人力資源模塊中再介紹。

3、制度與體系之二:能否讓人才高效地工作Permalink

  讓人才高效工作的「制度與體系」,在於以下兩點:

  • 是否為其工作提供便利;
  • 是否對其工作造成嚴重負面影響;
a、是否為其工作提供便利Permalink

  我碰到過很多非常優秀的銷售人員,他們非常不善於管理瑣碎的私人事務,比如混亂的文件歸類,發票報銷等。

  面對這種情況,有些優秀的企業會為銷售人員們集體配置一位助理,幫助其管理這些並不擅長的工作。

  但也有很多企業完全沒有注意到這個問題,而任由瑣碎事務,消耗這些優秀銷售人員的精力。

  類似這樣的提供工作便利性的制度,需要企業觀察不同的部門與團隊,並為其提供製度便利。但常規企業很難注意到這些,並做到制度改善,因此,這也是HRBP制度產生的重要原因。

b、是否對其工作造成嚴重負面影響Permalink

  很多制度與體系的作用是制約與權力平衡,因此必然會對工作效率造成負面影響。

  因此,審視其中的嚴重負面影響是必要的。

  有些為了提升效率,而制定的SOP,反而會因為其他支持性不足,也會對效率產生負面影響。

  比如,很多企業早期的ERP系統,因為對數據準確性的要求,需要繁瑣的錄入工作,因此很多ERP的流程在一段時間后就被棄用。

三、制定「制度與體系」的簡單原則Permalink 1、Routine化,甚至智能化事務性工作Permalink

  像刷牙一樣Routine化常規的事務性工作,比如發票報銷的即時錄入。

  現在很多智能化系統可以自動化很多繁瑣事務,有能力則可以盡量使用這些系統,從而節省出更多精力,專註於重要性高的工作上。

2、給予自由,並承擔一定風險Permalink

  制定製度與體系時,企業經常會有兩種常見的問題:以消除風險作為最高準則;將每個流程都留給最高決策者審批。

  • 最保險的方案,往往成本也是最高的。

    漫長的流程,繁瑣的審批,頻繁的核查,這都是為了避免失誤。

    但是經常會是多花50%的成本,而僅僅只是消除掉1%的風險因素

    很多流程中應該避免如此。

  • 每一個流程,都需要老闆最終審批!

    這又是另外一個極端現象。

    這種現象,一般的意義是,如果犯錯,最終審批的老闆需要承擔責任。

    而這種事無巨細的審批制度,就像讓一位年輕小伙每天去評選1000位美女。他可能一周之後就審美疲勞,徹底麻木了。因此審批不但無法達成效果,反而成為形式主義。

    給予下屬自由,並讓他們承擔100%的後果,會是更為合理的方案。

3、將最好的資源用於最優秀的人才Permalink

  記住「制度與體系」最基本的目標:

  • 招募最合適的人才
  • 幫助他們更高效地工作

  所有不符合這兩條的制度與體系,都應遵循「奧卡姆剃刀原理」:如無必要,勿增實體

  以上便是關於「中小企業經營之道」這個短系列的全部內容,簡單列出中小企業經營中最關鍵的三個主要內容,創業企業的生存,招募優秀人才,與制定「制度與體系」。這裡僅僅只是點出核心,具體的方法並未贅述。如有希望了解的讀者或者有具體問題的讀者,也可以發郵件到我個人郵箱。


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