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工作流程引起的日本人窩裡斗

作者：wo? 於 2013-5-23 21:50 發表於最熱鬧的華人社交網路--貝殼村

通用分類:職場內外|已有4評論

部門裡有很多零時工和正式工。每個月，為了給相關公司的付款確認問題忙得不可開交，不過，這裡面的窩裡斗故事據說不少。本來，原來的付款方式為，先分了8個小組，各每個小組擔當一部分付款任務的1次，2次確認工作，各種催款單，付款申請，發貨單，驗貨單，共4聯先到各個小組，然後各個小組自行在不同的系統上確認正確與否。但是各個小組每個月的工作量不同，所以要求每個小組完成了手中的活就得去支援其它未完成的小組。但實際上，有幾個小組成員不和，結果據說就不互相援助。為了改變這種情況，一個月前，改變了確認方式，也就是不再分小組，而是讓幾個人先在某一系統上做第一次確認，驗證正確與否，然後，讓另外一部分人對完成了第一次確認的所有票據再在另外一個系統上做第二次確認，相關票據也不進行小組分類。。這樣，說是為了防止互不援助的現象出現。然而，這樣一來，誰最後進行總結和相關票據的保管，就成了問題，因為沒人擔當最後的責任。後來，為了解決這兩個不良現象，我讓他們這次先把所有的票據同樣分成8個部分，放在8個不同的箱子里。然後大家在第一個系統上同樣做一次確認，確認后的票據放在另外8個箱子里，在大概做了一天確認之後，把第一次確認做完了的票據，抽出一部分有資格在第二個系統上做確認的人做第二次確認，第二次確認做完以後的票據再放在另外8個箱子里，同時，第二次確認的人在第二個確認系統上同時列印出自己所作的確認的內容和相應金額等信息，這必須和手中的第二次確認的票據的內容相符合。最後，在結束的時候，第一二過程的8個箱子必須是空的，第3個過程的8個不同的箱子里的從第二確認系統上列印出來的可以付款的總金額指定另外8人主統計，配備一人做幫手。同時，對第一系統上的記帳而沒有任何票據的記帳內容指定另外8人向相關部門詢問原因並在第一系統上註明原因和列印出來。我呢，進行最後統計。本來，也想讓他們把在第一系統上的確認內容打出來，但是據說因為內容繁多，不好列印，遂暫時放棄。當然，第一第二系統上的確認絕對不能同一人做。這樣的過程，本來，如果沒任何錯和舞弊的話，第一第二系統上的確認結果應該完全相同。但因為是人作做，不可避免出錯，所以，我來做系統一和系統二的最後統計，看兩系統有無差錯，同時，做他們在完成第二次確認以後的所有可支付票據的總金額是否和第二確認系統上的可支付總額相符合，因為，最後的支付是在第二系統上完成。這樣做，不知他們之間是否還會進行推諉？也不知能否提高確認效率？因為確認票據實在太多。同時，我覺得我不應該再次確認所有原始票據，如果我再次確認的話，就沒有必要讓他們在不同的系統上做第一第二次確認了。還有，準備在以後把票據很多的前三名的公司讓一兩個人做，因為票據樣式相同，賬號內容相同，確認也會更快些，這樣，也許會提高效率吧？唉，票據實在太多了，而被支付芳在第一二系統上都有不同的帳號，如果，他們和本公司的所有生意往來的支付帳號只有一個的話，很多問題都解決了。