報稅資料 永久保存 [zt]

●報稅期剛過，人們已將報稅表格和必要附件寄出，但由於國稅局對每份報稅數據都保有若干年的追蹤稽核權，納稅人即使完成報稅，仍應將W2等報稅文件至少保存4年，被查稅時才能有憑有據、避免不必要的爭議。

對許多人來說，報稅是一件麻煩事，好不容易等到報稅期過了、所有數據寄送出去，便大大鬆一口氣，對於先前煞費苦心準備的資料漫不經心，但H&R Bolck公司稅務分析師沛里曼說，法庭經常受理國稅局否決扣減稅的爭議案件，而國稅局之所以否決，多半是因為稅納當事人沒有報稅紀錄，因此，妥善保管納稅數據非常重要，千萬不要在報完稅之後就把所有數據任意擱置，甚至丟掉。

今日美國報理財專欄作家布拉克（Sandra Block）說，依法，國稅局對納稅人每筆報稅資料的追溯時效是報稅截止日後3年，西維吉尼亞大學稅務主管霍夫曼因此建議納稅人將W2、1099等報稅資料至少保存4年。

在某些特殊情況下，國稅局稽核報稅數據的時效更長，納稅人需要保存相關文件的時間應隨之拉長。例如，如果納稅人將總所得（gross income）金額短報至少25%，稽核時效便延長為6年，萬一國稅局認定某位納稅人欺瞞，更可隨時稽核，對於根本沒報稅的納稅人，也可無限期稽核。

此外，如果報稅時針對無價值的證券申報虧損，納稅資料應保存7年；對於可折舊攤提的對象如營運所需設備等等，在該對象完全折舊前都該儘可能保有相關的報稅數據，各類對象折舊期長短不一，文件保存年限隨之增減，有時需長達7年；針對房地產，在保有該房地產期間內都應妥善保有相關文件。

沛里曼甚至建議，如果可能，應永久保存報稅數據，因為，這些數據是經年累月的財務縮影，可從中追蹤醫療紀錄、與小孩相關的資料、所花費的學費、房地產稅等等，未來可能都派得上用場。

報稅數據載有與納稅人相關的所有重要數據，不慎掉入不肖分子手中將非常危險，務必要妥當保管。國稅局查稅時願意接受納稅人提供的電子檔案，因此報稅軟體供貨商Turbo Tax副總梅根建議將W2、1099、銀行賬戶明細等等報稅相關文件一一掃描、存檔，他本人便將這類文件掃描後集中存入一個PDF文件，設定密碼加以保護，此外還定期將已加密的檔案存入光碟片，製成備份，另外放在安全的地方。

有些人在銀行網站設有在線賬戶，可隨時追蹤查看過去的賬戶明細，儘管如此，專家提醒納稅人不要過度倚賴銀行等金融機構的這項服務，因為，每家金融機構免費歷史紀錄所回溯的期限長短不一，有些只限過去一年或一年半，如果想調閱更早以前的數據得另外付費。

報稅季剛過，除了要妥善保存已經用過的報稅資料，也不妨為下年度報稅預作準備。對於自己開公司的自營業者來說，預作準備格外重要，可另外開立一張信用卡專門用以支付營運相關費用，明年報稅時可以較輕易的把公、私帳目分開；與營運用途相關的收據必須一一保存，因為，萬一國稅局稽核，必須提供消費明細，光靠刷卡紀錄不夠。

就算不開公司，也應為個人預備來年報稅資料，最重要的是保有慈善捐助相關單據；許多慈善機構接受捐助后並不會主動寄送收據或者相關的通知信函，因此，每個人捐款或者捐獻衣物時都應該儘可能要求受捐助單位提供證明文件，如果以信用卡捐款，應妥善保管刷卡紀錄。

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