從信封到附言寫作指南

[c]英文書信和中文書信的寫作有那些不同呢？[/c]

　　信封(Envelop)
　　與中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間，發信人的地址和
姓名寫在信封的左上角，或信封背面。
　　英文書信的地址應從小寫到大，先寫門牌號碼，再寫街道、城鎮、省或州及郵政編碼
，最後是國家名稱。國家名稱的每一個字母都要大寫。

　　信頭/個人信頭(Letterhead/Personal Letterhead)
　　公司信紙上一般都印有其名稱、地址和聯繫號碼，這就是通常所說的信頭。在沒有信
頭的普通信紙上寫信，作者就需要寫明回郵地址和聯繫號碼。
　　封內日期(Date Line)
　　封內日期是寫信或打字時的日期。封內日期寫在信頭或作者地址的下兩行。

　　封內地址(Inside Address)
　　封內地址是收信人的地址，包括姓名，職務(如適用)，公司名稱(如適用)，街道名稱
或信箱號，城市，州或省，郵政編碼和國家。
　　封內地址通常寫在左手邊，在日期線和稱呼之間。

　　稱呼(Salutation)
　　稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼，寫在封內地址或提示句下兩三行。稱呼后可以寫
冒號或逗號。
　　在商業信函或其他正式書信中，用冒號。
　　在非正式書信中，稱呼後用逗號。(注意：盡量避免使用「To Whom It May Concern」或「Dear Sir or Madam」,因為這種稱呼已經過時，並且不很友好。改進方法是爭取確定收信人的姓名，或使用「Dear Human Resources Manager」，「Dear Friends」這樣的稱呼。在給律師或外交領事寫信時，可以使用「Esquire」或「Esq.」這樣的頭銜，但它們不應出現在稱呼中。同樣，如果收信人的姓名後面有「Jr.」或「Sr.」，如「George Bush, Jr.」也不能把它們包含在稱呼中。)

　　頭銜(Titles)
　　除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上「Mr.」，「Pro
fessor」等表示禮貌的頭銜。

　　提示句(選擇性)Attention Line(optional)
　　提示句的用途是指明把信送給某個具體的人或部門處理，儘管信是寫給這個組織的。
另外，在指明的收信人不在時，它也允許組織中其他人查看信的內容。提示句通常寫在封
內地址的下兩行或封內地址的上面。

　　主題句(選擇性)Subject Line(optional)
　　主題句簡要說明信的內容。通常寫在封內地址和稱呼之間。如果寫信人不知道收信人
的姓名，也可以用主題句代替稱呼。為了收到最佳效果，可以給主題句加下劃線，或大寫
主題句。

　　正文(Body of the Letter)
　　正文的格式多種多樣。商業信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊
頭式書信中，全部內容包括日期和信尾問候語，都從左側頂格開始。段落開頭不空格，各
段之間空兩行。
　　修正齊頭式，是使用最為廣泛的一種格式，商業和私人信件都可以使用，儘管在私人
信件中不一定要寫回郵地址和封內地址。使用沒有印刷信頭的普通信紙時，這種格式最合
適。與齊頭式不同，發信人地址、日期，信尾問候語和簽名都從中間開始寫。其餘部分從
左邊開始。

　　寫信人簽名(Writer's Identification/ Signture)
　　寫信人的簽名、名字和頭銜(如果適用)，寫在信尾問候語同側三四行以下的位置。

　　附註(Notions)
　　附註寫在寫信人簽名下兩行的位置，附註包括參考縮寫，附件的數目和內容以及將收
到這封信副本的人員名單。附註寫在左側。

　　信尾問候語(Complimentary Closing)
　　信尾問候語是寫在信尾的告別話語，例如「Sincerely」，「Sincerely yours」。通
常位於正文兩三行以下。第一個單詞的第一個字母要大寫，最後以逗號結尾。

　　附言(Postscript PS or P.S.)
　　附言用來說明沒有包括在信中的想法和內容。通常在附註下兩三行的地方，從左側頂
格寫起。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強調寫信人請求收信人採取的行動和做出的考慮。
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